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Die Kosten im Griff – mit elektronischen Dokumenten-Management-Systemen eingehende Rechnungen besser verarbeiten
13.12.2006, Renate Karl, dsk Beratungs-GmbH
In der Finanzadministration von Unternehmen sind die manuelle Rechnungsprüfung und die kreditorische Buchung der Lieferantenrechnungen besonders zeitintensive Aufgaben. Dieser Aufwand kann mit geeigneten IT-Lösungen, die die eingehenden Rechnungen automatisiert erfassen, erheblich vereinfacht werden. Darüber hinaus sind durch die Digitalisierung des gesamten Posteingangs und den Aufbau eines elektronischen Dokumenten Managements noch weitere Einsparpotentiale gegeben.
Die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung beginnt in der zentralen Poststelle, indem bereits hier die Rechnungen eingescannt und digitalisiert werden. Diese legt der Anwender dann in einem zentralen Dokumenten-Management-System (DMS) ab, das eine datenbankgestützte Verwaltung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente bietet. Durch den Einsatz von Freiformerkennungstechnologien lässt sich der Aufwand für die manuelle Erfassung der Rechnungen weiter minimieren. Per Optical Character Recognition (OCR) kann der Anwender geschäftskritische Daten wie Rechnungsbetrag und andere Informationen dabei automatisch aus den Belegen extrahieren. Die manuelle Datenerfassung entfällt somit, was insbesondere bei einem hohen Belegaufkommen vorteilhaft ist. Weiteres Optimierungspotential im Bereich der Rechnungsbearbeitung ist durch die Anbindung an ein im Unternehmen eingesetztes ERP-System (Enterprise Ressource Planning) gegeben. Im Warenwirtschaftssystem bereits angelegte Transaktionsmasken werden mit den extrahierten Daten automatisch gefüllt, so dass Rechnungsvorgänge, wie das Verbuchen von Belegen wesentlich schneller ablaufen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Rechnung nicht nur über den vom SAP vergebenen Index wieder gefunden werden kann, sondern auch über andere Merkmale wie beispielsweise eine Rechnungs- oder Kundennummer im Dokumenten-Management-System im Zugriff ist.
Rechnungen sind nur ein Teil des Posteingangs. Weitere Dokumente wie Kundenanfragen, Bestellungen oder Verträge müssen in diesem Bereich ebenfalls von den Mitarbeitern gesichtet, kategorisiert und verteilt werden. Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems lassen sich auch diese Geschäftsprozesse deutlich vereinfachen. Wie bei den eingehenden Rechnungen werden die Dokumente eingescannt, durch ein Texterkennungsverfahren klassifiziert und anschließend in dem zentralen Dokumenten-Management-System gespeichert. Damit der unternehmensweite Zugriff auf die Daten reibungslos funktioniert, muss das DMS-System in der Lage sein, mit anderen Applikationen wie ERP-Anwendungen, Office-Lösungen oder gegebenenfalls auch AutoCAD-Anwendungen zu kommunizieren und diesen Daten zur Verfügung zu stellen. So können zu jedem Geschäftsvorgang alle erforderlichen Unterlagen eingesehen werden, ganz gleich, in welcher Applikation und in welchem Format sie erstellt wurden. Darüber hinaus stehen für den Zugriff auf die Dokumente in einem DMS komfortable Recherchemöglichkeiten zur Verfügung.
Verfügt das DMS über eine Workflow-Komponente, mit der Geschäftsprozesse elektronisch unterstützt werden, so kann das im Posteingang eingescannte Dokument automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Business-Process-Management-Systeme (BPM) gehen sogar noch einen Schritt weiter. Wenn man Aussagen zu BPM glauben darf, so vereinigen diese die Ansätze herkömmlicher Workflow Systeme mit EAI (Enterprise Application Integration), mit Process-Design-Tools und kundenspezifischen Applikationen. Damit bietet das DMS mit Erweiterung um ein BPM-Tool nicht nur ein Ordnungssystem für die projekt- und kundenbezogene Ablage aller Unternehmensdokumente. Es bildet vielmehr die Klammer über alle Funktionen mit einer übersichtlichen Oberfläche, die es dem Benutzer ermöglicht, die Produktion und Ablage von Dokumenten zu steuern. Für die Einbindung von Office-Dateien bieten nahezu alle DMS-Anbieter Lösungen über Makros und vorgefertigte Schnittstellen an. Allerdings sollten Unternehmen vor der Suche nach einem geeigneten DMS detailliert festlegen, welche Prozesse sie durch die IT-Lösung unterstützen wollen und über welche Komponenten und Module das System verfügen sollte. Die Festlegung der für das Unternehmen nötigen Kriterien und Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der Systeme und eine damit verbundene Marktsichtung und Evaluierung lohnt sich in jedem Fall, denn eine Produktentscheidung bindet das Unternehmen auf Jahre an einen Realisierungspartner.
Renate Karl ist Geschäftsführerin der dsk Beratungs-GmbH. Regelmäßig gibt das Beratungshaus die dsk-Studie heraus, die Transparenz durch eine detaillierte Gegenüberstellung der Leistungsfähigkeit der DMS-, BPM- und Content-Management-Produkte bietet.