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Automatisiertes Invoice Management schließt Lücke
23.06.2006, Oswald Freisberg, SER Solutions
Ob Energieversorger, Zigarettenhersteller, Handelsunternehmen, Spezialist für Sicherheitstechnik oder Werbeagentur – in der Kreditorenbuchhaltung schlummert in Unternehmen aller Branchen ein großes Einsparpotenzial. Zu ineffizient und damit auch zu teuer ist die herkömmliche manuelle Bearbeitung von papierbasierten Eingangsrechnungen. Bei einem automatischen Invoice Management ist das anders. Den Beweis liefern die Anwenderbeispiele BBDO Deutschland, British American Tobacco, Stadtwerke Flensburg und Dräger Safety.
Der Medienbruch zwischen den Papierbelegen und der Weiterverarbeitung der elektronischen Daten im ERP-System macht die Prozesse im Rechnungswesen langsam und umständlich. Der SER InvoiceMaster des ECM-Spezialisten SER Solutions schließt diese Lücke in der Prozesskette. Er stellt zusätzliche Funktionen für das Lesen, Bearbeiten und Prüfen von Rechnungen zur Verfügung und ergänzt so den Leistungsumfang der ERP-Lösung. Mit der Strategie des Scannens bereits beim Posteingang liegen sowohl Rechnungsdokumente als auch -daten unmittelbar nach Eingang digitalisiert vor. Sortieren und Weiterleiten von Papierbelegen sowie manuelle Eingaben und Prüfprozesse werden überflüssig. Die Durchgängigkeit der digitalen Geschäftsprozesse erhöht den Durchsatz zwischen bereits automatisierten Teilprozessen und bringt Geschwindigkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit. Die intelligente Lösung für automatisiertes Invoice Management von SER ist tief in die gängigen ERP-Systeme integriert, z.B. bei SAP R/3 in die Module MM und FI oder in SAP-Branchenlösungen wie SAP for Utilities.
Rechnungen unter Strom
Einen durchgängig digitalen Prozess vom Rechnungseingang bis zur automatischen Verbuchung haben die Stadtwerke Flensburg realisiert. Die enge Verzahnung des SER InvoiceMasters und der SAP-Module SAP R/3 FI sowie der Branchenlösung SAP for Utilities (SAP IS/U) ermöglicht einen weitestgehend automatisch verlaufenden Geschäftsprozess bei der Verarbeitung von Netzbetreiberrechnungen. Der norddeutsche Energieversorger mit zurzeit 18.000 externen Kunden sah sich mit einer jährlichen Belegflut von ca. 80.000 Vertragsbestätigungen, Jahresverbrauchsabrechnungen, Abschlagsanforderungen und Schlussrechnungen konfrontiert. Weil ein Großteil dieser Belege innerhalb weniger Wochen zum Jahreswechsel eingeht, mussten die Stadtwerke ihren Sachbearbeitern in der Finanzbuchhaltung regelmäßig Überstunden verordnen und zusätzliche Mitarbeiter für die Bearbeitung der Stromlieferrechungen hinzu ziehen. Mit der Einführung der SER-Lösung und der Automatisierung des Prozesses hat sich die Lage entspannt.
Bei der Einführung des SER InvoiceMaster konzentrierte man sich zunächst auf die 10 Netzbetreiber mit dem höchsten Belegaufkommen und erzielte bei dieser Gruppe eine Automation von bis zu 95 % in der Finanzbuchhaltung. Die Belege werden ohne Benutzereingriff erfasst, geprüft und automatisch durchgebucht. „Bereits in der ersten Phase wurden unsere Erwartungen an das erzielbare Einsparpotenzial übertroffen, erinnert sich Jochen Niedermeyer, Projektleiter der Stadtwerke Flensburg. Dauerte die manuelle Erfassung und Verbuchung eines Rechnungsbeleges früher bis zu 10 Minuten, erledigt der SER InvoiceMaster dies nun in weniger als einer Minute.
Invoice-Management à la British American Tobacco
Um die Rechnungsbearbeitung in SAP R/3 optimal vorzubereiten, automatisierte BAT die Belegerfassung mit dem selbstlernenden SER InvoiceMaster. Anstatt die Eingangsrechnungen wie bisher erst nach ihrer Prüfung in SAP zu erfassen, werden sie heute direkt nach dem Eingang bei einem Dienstleister eingescannt und zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Belege werden vom System nach Lieferanten klassifiziert; mehr als 1000 Lieferanten werden bereits automatisch erkannt. Anschließend werden die buchungsrelevanten Kopf- und Tabellendaten automatisch aus den Belegen ausgelesen und in SAP R/3 vorerfasst oder – bei Übereinstimmung mit den Bestelldaten in SAP MM – sofort automatisch verbucht. Nur Rechnungen ohne Bestellbezug werden über einen mit SAP integrierten Lotus Notes-Workflow zur Prüfung und Freigabe an die zuständige Fachabteilung versandt. Das Rechnungseingangsbuch umfasst auch noch ungebuchte Belege und zeigt so die Gesamtverbindlichkeiten. „Die Investition in den SER InvoiceMaster rechnet sich für uns bereits innerhalb eines Jahres“, freut sich Karsten Weber, European Treasurer bei BAT. „Die erhöhte Transparenz in der Kreditoren-Buchhaltung unterstützt die konsequente Ausnutzung von Skonto und verbessert die Liquidität. Die Arbeitsabläufe in der Kreditoren-Buchhaltung und den Fachbereichen sind dadurch effizienter und effektiver“, fasst Karsten Weber die positiven Erfahrungen zusammen.
Der typische Ablauf einer automatisierten Rechnungslesung beginnt mit der OCR-Lesung der gescannten Papierbelege. Danach werden die Rechnungen nach Lieferanten klassifiziert und die enthaltenen Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und mit dem ERP-System, z.B. SAP R/3, abgeglichen.
Werbeagentur setzt auf integrierte Prozesse – nicht nur in der Buchhaltung
Deutschlands größte Werbeagentur BBDO Germany automatisiert die Bearbeitung des Rechnungseingangs mit der integrierten Enterprise Content Management-Suite der SER, führt eine workflowgesteuerte Rechnungsprüfung ein und realisiert ein digitales Archiv. Ziel ist eine automatisierte Verarbeitung des gesamten Posteingangs und ein elektronisches Aktenmanagement der Kundenprojekte. Das „DMS@BBDO“ soll in die IT-Landschaft vollständig integriert werden, um für mehr Transparenz in den Kundenprojekten zu sorgen und Kosten durch optimierte Prozesse zu sparen. Die Umsetzung der integrierten Lösung begann in der Buchhaltung mit der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit dem SER InvoiceMaster.
Die automatische Rechnungserfassung und vor allem der komplexe Rechnungsprüfungsworkflow, an den zurzeit 50 Mitarbeiter, verteilt auf 15 Standorte in ganz Deutschland, für Freigabe- und Genehmigungsprozesse angeschlossen sind, sorgen für mehr Geschwindigkeit in der Bearbeitung und Transparenz über den jeweiligen Status. Nach dem Scannen werden die Rechnungen so genannten Jobtaschen hinzugefügt, die alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente enthalten. Eingangsrechnungen früherer Jahre werden ebenfalls digitalisiert und im angeschlossenen SER-Archiv abgelegt, so dass sie für Recherchen jederzeit zur Verfügung stehen. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept regelt den Zugriff auf die archivierten Dokumente.
Dräger Safety: Mit automatisierter Rechnungsbearbeitung Vorreiter für globale Prozesse und Archivierungsstrategie
Prozessoptimierung in der Finanzbuchhaltung ist das Ziel der Dräger Safety. Das Unternehmen für Sicherheitstechnik ist in mehr als 40 Ländern mit eigenen Gesellschaften vertreten und plant die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung an allen Standorten des Konzerns, die SAP R/3 im Einsatz haben. Mit Hilfe der SER-Lösung SER InvoiceMaster schafft Dräger die Voraussetzung: den Aufbau automatisierter Prozesse für die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen. „Wir möchten die ‚Vorreiter’ eines globalen Prozesses mit globaler Archivierungsstrategie im Konzern sein“, betont Dr. Tobias Stamer, Leiter Finanzbuchhaltung bei Dräger Safety. Mit dem SER InvoiceMaster haben wir die ideale Lösung für eine Automatisierung unserer Rechnungsbearbeitung gefunden. Unser Anforderungsprofil wurde in allen Punkten erfüllt, das detaillierte Angebot bot das beste Preis-Leistungsverhältnis.“ In der Firmenzentrale in Lübeck werden bei der Rechnungslesung pro Tag ca. 1.000 Seiten mit dem SER InvoiceMaster automatisch erfasst. An den Rechnungsprüfungsprozess sind bis zu 300 User per DOXiS Workflow oder Lotus Notes angeschlossen, um alle Rechnungen gemäß der Unterschriftenregelung zu prüfen. Die Vor-/Erfassung der Rechnungsinformationen erfolgt im führenden ERP-System von SAP. Das Rechnungseingangsbuch liefert einen tagesaktuellen Status der gesamten Rechnungsbearbeitung. „Das erste Ziel, die Einführung der SER-Lösung unter SAP R/2 haben wir bereits erreicht“, berichtet Thorsten Stratmann, Anlagenbuchhaltung bei Dräger Safety und Projektleiter FiBu-Projekte. „Zurzeit läuft die Umstellung auf SAP R/3.“
Oswald Freisberg ist seit Januar 1999 Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH in Neustadt/Wied und deren Vertriebsleiter. Herr Freisberg studierte nach abgeschlossener Berufsausbildung zum Werkzeugmacher Maschinenbau, Architektur und technisch-wissenschaftliche Fotographie in Koblenz und Köln mit Abschluss Diplom-Ingenieur. Nach verschiedenen Stationen als Vertriebsbeauftragter wechselte er am 01.09.1990 zu SER nach Neustadt/Wied. Seit 01.09.2002 ist Oswald Freisberg Geschäftsführender Gesellschafter der SER Gruppe.