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Gesetzeskonforme elektronische Rechnungsabwicklung in der Praxis (Interview)
19.12.2003, Franz Weige, Simplyst
Franz Weige, Vorstand der SIMPLYST AG, sprach mit EBPPinfo über die SIMPLYST B2B-Lösung, welche eine durchgängige und gesetzeskonforme Abwicklung elektronischer Rechnungen ermöglicht. Das Gespräch beleuchtet insbesondere die Erfahrungen sowie Lösungsansätze aus dem produktiven EBPP-Projekt der RWE Systems und Lufthansa Airplus, für dessen Realisierung SIMPLYST in Zusammenarbeit mit dem TC Trustcenter verantwortlich ist.
EBPPinfo: Herr Weige, Lufthansa Airplus übermittelt die Rechnungen an die RWE Systems nunmehr ausschließlich auf elektronischem Wege vorsteuerabzugsfähig und gesetzeskonform über die Consolidator-Plattform der SIMPLYST AG. Wer rechnet hier mit welchen Vorteilen durch den Einsatz Ihres Systems?
Weige, SIMPLYST: Für Lufthansa Airplus steht vor allen Dingen die Kundenbindung im Vordergrund. Einmal eingerichtete und aufeinander abgestimmte Prozesse wollen beibehalten werden. Außerdem können sich nun beliebig viele ihrer Kunden an die Consolidation-Plattform von SIMPLYST anschließen, ohne dass Lufthansa Airplus zusätzliche Kosten für die Anbindung ihrer Kunden entstehen. Last but not least können die Kosten für Drucken und Porto eingespart werden. Für RWE Systems entfallen die Kosten für das Scannen der Rechnungen und das Erfassen der Rechnungsdaten. SIMPLYST ermöglicht einen einheitlichen und abgestimmten Prozess des elektronischen Rechungseingangs, der Effizienz, Sicherheit und Qualität garantiert.
EBPPinfo: Eine Reduktion der Durchlaufzeiten für diese Eingangsrechnungen bei der RWE Systems von durchschnittlich 21 auf 5 Tage klingt revolutionär – dies müsste Lufthansa Airplus doch motivieren, alsbald einen Großteil ihrer Kunden in die elektronische Rechnungsstellung über SIMPLYST einzubinden! Welches Tempo wird hier in der Praxis vorgelegt werden können?
Weige, SIMPLYST: Das sind bereits die tatsächlichen Werte aus der Praxis bei der RWE Systems. Die Reduktion der Durchlaufzeiten resultiert nicht nur aus der elektronischen Rechnungsübertragung, sondern schon daraus, dass Rechnungen, die noch per Papier abgewickelt werden, durch frühes Scannen in einen elektronischen Workflow eingesteuert werden. Dadurch stehen die Rechnungen für jeden Arbeitsschritt und betroffenen Arbeitsplatz online zur Verfügung. Die Transportzeiten für den Rechnungstourismus innerhalb des Unternehmens sind weggefallen.
EBPPinfo: Kommen wir zum gesetzeskonformen Bestandteil der SIMPLYST-Plattform: Bisher hat der Markt eben genau die fehlenden Lösungen für umsatzsteuer- und signaturgesetzkonformes EBPP in Deutschland beklagt und sogar die Praxistauglichkeit o.g. Gesetze in Frage gestellt. Nun präsentiert die SIMPLYST AG in Partnerschaft mit dem TC Trustcenter eine produktive EBPP-Plattform inklusive der massenhaften qualifizierten Signatur der Rechnungen – wie geht das und wie funktioniert Ihre Lösung?
Weige, SIMPLYST: Die Lösung hat einen rechtlichen und einen technischen Aspekt. Zum rechtlichen Aspekt: Der Rechnungssteller (Airplus) beauftragt SIMPLYST zur elektronischen Rechnungsübertragung mit qualifizierter elektronischer Signatur an seine Kunden. Das schließt das Konvertieren in das verwendete Format des Rechnungsempfängers mit ein. Diese Abrechnung durch einen Dritten ist im Umsatzsteuergesetz ausdrücklich vorgesehen. Dieser Weg hat für die Rechnungssteller den entscheidenden Vorteil, dass sie selbst keine eigene Soft- und Hardware für das Erzeugen der qualifizierten elektronischen Signatur installieren müssen. Zum technischen Teil der Lösung: Das TC Trustcenter stellt eine Lösung für das massenhafte Signieren von Rechnungen nach einmaliger Freischaltung bereit. Die Lösung selbst wird als Managed Service im Hochsicherheitsrechenzentrum vom TC Trustcenter betrieben. Die von SIMPLYST im Auftrag des Rechnungsstellers erzeugten Rechnungsdaten (Daten und optisches Bilddokument) werden in einen Datencontainer gepackt und verschlüsselt an das TC TrustCenter übertragen. Nach der automatischen rechtsverbindlichen Signierung des Rechnungscontainers mit einer auf einen Mitarbeiter von SIMPLYST ausgestellten Smard-Card werden die Daten an SIMPLYST über eine sichere Leistungsverbindung zurückgeschickt. SIMPLYST überträgt anschließend die signierten Rechnungen an den Rechnungsempfänger oder stellt sie ihm zur Abholung bereit. Für die Gesetzeskonformität beim Rechnungssteller sorgt eine kostenlose Applikation des TC TrustCenters, mit der die Signaturprüfung und Dokumentation erfolgt.
EBPPinfo: Alles in allem erweckt das RWE-LufthansaAirplus-Projekt den Eindruck einer konzertierten Kooperation aller Beteiligten. Mit welchen Projektaufwendungen und –laufzeiten aber müssen nun z.B. der nächste Lufthansa Airplus-Kunde als „elektronischer Rechnungsempfänger“ und der nächste RWE Systems-Lieferant als „elektronischer Rechnungssteller“ rechnen? Kann SIMPLYST die aktuelle Projekterfahrung für weitere SIMPLYST-Nutzer effizient multiplizieren bzw. übertragen?
Weige, SIMPLYST: Ihr Eindruck einer konzertierten Kooperation ist richtig. Die Kooperation ist wichtig und notwendig, weil für das Ziel Effizienzsteigerung nicht die einzelne Rechnung, sondern der Gesamtprozess zwischen Rechnungssteller und -empfänger entscheidend ist. Die zukünftigen SIMPLYST-Nutzer werden von diesen Erfahrungen voll profitieren, da sie nun einen abgestimmten Prozess nutzen können. Auf Rechnungsstellerseite hängt der Aufwand davon ab, in welcher Form die Daten bereit gestellt werden können. Als Durchschnitt kann man eine „Hausnummer“ von 3 Tagen annehmen. Auf Rechnungsempfängerseite ist der Aufwand vom verwendeten Inhouse-Format abhängig. Handelt es sich um gängige Formate wie z.B. EDIFACT, iDOC, xml, ist er ebenfalls gering. Außerdem wird der zeitliche Aufwand vor allem davon beeinflusst, in wie weit bereits elektronische Workflow- und Archivierungssysteme im Einsatz sind oder nicht.
EBPPinfo: Herr Weige, das Unternehmen SIMPLYST beschäftigt sich nicht erst seit gestern mit den Themen EBPP und FSCM. Erlauben Sie mir in diesem Zusammenhang die anerkennende Offenheit: Totgesagte scheinen wirklich länger zu leben. Mit welcher Strategie wird die SIMPLYST AG nach der Restrukturierung Anfang diesen Jahres ihr Leistungsangebot ausbauen? Sind die EBPP-Consolidator-Plattform und die BSP-Leistungen (BSP = Biller Service Provider) nunmehr der Fokus Ihres Unternehmens? Wird es bei SIMPLYST auch eine B2C-EBPP-Lösung geben?
Weige, SIMPLYST: Wir haben uns Anfang des Jahres vom Outsourcing Rechnungswesen getrennt und uns ausschließlich auf unsere Rolle als Rechnungslogistiker konzentriert. Dabei stand der Aufbau der Consolidation-Plattform als zentrale Drehscheibe zwischen Rechnungsstellern und –empfängern im Mittelpunkt. Gleichrangig bieten wir unsere Dienstleistungen für beide Seiten rund um die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung mit dem Ziel an, diese Prozesse für unsere Kunden zu automatisieren und so einen hohen, bisher unbekannten Grad an Effizienz und Kostensenkung zu bieten. Es gibt mit andpay! bereits eine B2C-EBPP-Lösung. Wir gehen davon aus, dass Rechnungssteller, die sowohl Geschäftskunden als auch Private bedienen, diese Lösung einsetzen werden, wenn sie die positiven Erfahrungen mit der Anbindung ihrer größeren Kunden auch auf den Privatkundenbereich ausweiten wollen.
EBPPinfo: Wann wird Ihrer Meinung nach die Interoperabilität zwischen verschiedenen Consolidator-Plattformen ein Thema des Marktes werden?
Weige, SIMPLYST: Das wird bereits nächstes Jahr der Fall sein. Interoperabilität bedeutet, dass der Rechnungssteller über seinen Consolidator A auch Rechnungen übertragen kann, wenn einer seiner Rechnungsempfänger seine Rechnungen über den Consolidator B erhalten will. Dann muss der Consolidator A die Rechungen an B weiterleiten können. Nur durch diesen Weiterleitungsmechanismus (Cross-Consolidation) kann sich der Markt schnell entwickeln. Daher müssen die Anbieter von Consolidator-Plattformen frühzeitig die dafür erforderlichen technischen und organisatorischen Standards abstimmen, um sie in ihre weitere Produktentwicklung einzubinden.
EBPPinfo: Möchten Sie für uns abschließend den Verlauf wie die Beendigung der FSCM-Entwicklungspartnerschaft zwischen SIMPLYST und SAP im letzten Jahr kommentieren?
Weige, SIMPLYST: Nein, das möchte ich nicht.
EBPPinfo: Herr Weige, wir danken Ihnen für das interessante Gespräch ....