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Verfahrensdokumentation für Dienstleister im Umfeld von elektronischen Rechnungen
28.04.2008, Franz Weige, BPM21 GmbH
Die in den Grundsätzen ordungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) von 1995 geforderte Verfahrensdokumentation galt lange als eine der am meisten ignorierten Vorschriften der Steuergesetzgebung. Doch der Ruf nach ihr wird lauter. Seit die digitale Betriebsprüfung Einzug gehalten hat, wollen die Prüfer der Finanzämter die Informationen, die sie für das Verständnis und die Prüfung der DV-Buchführung brauchen.
Liegt dafür eine entsprechende Verfahrensdokumentation nicht vor, ist die Buchhaltung formell nicht ordnungsgemäß.
Dabei geht es nicht nur um die eigentlichen Geschäftsvorfälle, sondern um die Dokumentation des gesamten Abrechungsverfahrens. Das schließt insbesondere auch Outsourcing-Modelle mit ein, so z.B. die Rechnungserstellung über Signatur-Dienstleister, Scann-Dienstleistungen für eingehende Rechnungen oder gar die Abwicklung vollständiger Prozesse der Rechnungseingangsbearbeitung. Die Prüfungsbefugnis des Finanzamtes beim beauftragten Dienstleister macht dazu das Vorhandensein einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation für diese Dienstleister unverzichtbar.
Nachfolgende „Fragen und Antworten“ sollen einen leichten Einstieg in das Thema Verfahrensdokumentation gewähren. Wenn weitere Fragen bestehen, können Sie die gerne an den Autor oder folgende email-Adresse richten: verfahrensdokumentation@bpm21.de
Warum eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation wird in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) gefordert. Gemäß den GoBS ist sie zum Verständnis der Buchführung notwendig und für jedes DV-gestützte Buchführungssystem zu erstellen.
Wozu eine Verfahrensdokumentation?
Ziel ist es, dass die DV-Buchführung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar ist.
Warum ist nun plötzlich eine Verfahrensdokumentation wichtig – die GoBS gibt es schließlich schon seit 1995?
Weil die Betriebsprüfung zukünftig digital durchgeführt wird. Und dazu ist das Verständnis über Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der DV-Prozesse erforderlich. Das kann nur eine Verfahrensdokumentation leisten.
Dazu Bernhard Lindgens vom Bundesamt für Finanzen:
"Die digitale Betriebsprüfung kommt. Und die Finanzabteilung wie auch die IT-Fraktion müssen gemeinsam in der Lage sein, dem Prüfer alle Informationen zu geben, die er für das Verständnis und die Prüfung der DV-Buchführung braucht. Die Analyse darüber, in welchen Systemen steuerrelevante Daten liegen und wie diese von den verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden, reicht wesentlich tiefer als die bloße Betrachtung der Buchhaltungssoftware. Ein Betriebsprüfer wird sich nun auch dafür interessieren, wie ein Webshop an das ERP-System angebunden ist oder auf welche Weise die Daten aus der Reisekostenabrechung, der Zeiterfassung oder aus dem Kassensystem eingebunden werden. Dabei spielen jedoch nicht nur die technischen Beschreibungen zu eingesetzter Hard- und Software, Schnittstellen oder Datenformaten eine wichtige Rolle, sondern auch detaillierte Arbeitsanweisungen zu den verschiedenen Tätigkeiten. Es geht also nicht nur um die eigentlichen Geschäftsvorfälle, sondern um die Dokumentation des gesamten Abrechungsverfahrens."
Reicht die Software-Dokumentation nicht aus?
Nein. Sie ist zwar Bestandteil der Verfahrensdokumentation, aber gibt auf Fragen zur Aufbewahrung von Daten und deren Sicherheit, zu den Arbeitsabläufen und Arbeitsanweisungen, zu den Zuständigkeits- bzw. Verantwortungsregelungen, nach dem internen Kontrollsystem, zu den Schnittstellen und nach dem Abrechnungsverfahren in seiner Gesamtheit keine Antwort.
Welchen Nutzen stiftet die Verfahrensdokumentation?
Zunächst die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen.
Aber: jedes an wirtschaftlichem Erfolg orientierte Untenehmen muss Risiko- und Qualitätsmanagement betreiben. Dazu müssen die Unternehmensprozesse auf jeder Ebene klar definiert sein. Ohne Dokumentation der Prozesse ist dies nicht möglich. Eine so aus Unternehmensinteresse erstellte Dokumentation ist in weiten Teilen – zumindest den, die sich mit der DV-Buchführung im umfassenden Sinn befassen – deckungsgleich mit einer Verfahrensdokumentation. Umgekehrt bedeutet dies: Wer Probleme mit der Verfahrens-dokumentation hat, offenbart Probleme mit seinem Risiko- und Qualitätsmanagement.
Wie rechnet sich eine Verfahrensdokumentation?
Da sich Risiko- und Qualitätsmanagement im Unternehmen rechnet, rechnet sich implizit auch eine Verfahrensdokumentation.
Im Rahmen eines Risikomanagements wird auch das Risiko einer fehlenden oder lückenhaften Verfahrensdokumentation zu bewerten sein und ins Verhältnis gesetzt werden zum Aufwand für die Verfahrensdokumentation.
Was hat eine fehlende Verfahrensdokumentation für Folgen?
Eine elektronische Buchführung ohne Verfahrensdokumentation ist formell nicht ordnungsgemäß! Die Prüfer der Finanzämter sind angewiesen, diesen Buchführungsmangel im Prüfungsbericht zu vermerken. Dies wiederum hat ggfs. Auswirkungen auf das Rating nach Basel II. Wirtschaftsprüfer können das Testat verweigern, wenn eine VFD nicht vorliegt.
Was ist zu tun?
Damit Sie Ihre Verfahrensdokumentation mit möglichst geringem Aufwand und Ziel- gerichtet erstellen können, brauchen Sie ein Team, das das Wissen der Bereiche IT, Buchhaltung, Pro-zes-se, Interne Kontrollen, Unter-neh-mens-Lenkung etc. vereint. Sie alle spielen eine Rolle im Verfahren und bei der Anwendung der IT für die Elektronische Buchführung.
Download: Fragen und Antworten zur Verfahrensdokumentation (PDF)
Franz Weige, BPM21 ist ein auf Business Process Management - die Optimierung und effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen - spezialisiertes Unternehmen. Der aktuelle Fokus unserer Tätigkeit liegt auf der Prozessberatung im Rechnungswesen, eInvoicing und Verfahrensdokumentation.