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EBPP und die Supply Chain
12.05.2005, Christian Rupp, B2X Consulting
Innovative Unternehmen wickeln bereits seit Jahren die Beschaffungs- resp. Verkaufsprozesse mit Grosskunden elektronisch ab. Seit rund 20 Jahren ist dies state-of-the-art in der Automobil-, Pharma- und in der Handelsbranche! Nach einigen erfolglosen Projekten im Gesundheitswesen geht es auch hier langsam voran. Doch die Perspektiven sind gut – die Prozesse der Zukunft sind Digital! Mit digitalen Business-Prozessen und Workflows lassen sich hohe Prozesskosten sparen bei höherer Prozessqualität und kürzeren Durchlaufzeiten.
Nahtlose Prozess-Übergänge
In den vergangenen Jahren haben Handel und Industrie die Hausaufgaben grösstenteils gemacht und die eigenen Supply-Chain-Prozesse optimiert. Die Prozesse sind auf Real-Time-Business ausgerichtet und verlangen von den Lieferanten optimale Lieferbarkeiten der Waren. Unternehmen, die trotz hohen Prozesskosten noch keine e-Businessprozesse eingeführt haben, verlieren zunehmend die Wettbewerbsfähigkeit. Der Handlungsdruck nimmt zu. Erst eine Prozesskostenrechnung würde bei diesen Unternehmen Klarheit schaffen. Es lohnt sich bereits für Unternehmen mit wenigen 100 Bestellungen pro Woche und Geschäftspartner auf eine EAI-Schnittstelle umzusteigen und die Prozesse elektronisch abzuwickeln. Der ROI liegt meist unter 1 Jahr! Erst so wird die nahtlose Integration der Beschaffungsprozesse zwischen den Geschäftspartnern (Collaboration) - meist unter Nutzung der EDI- oder XML-Technologie, möglich. Produkte und Anbieter gibt es dutzende, doch nicht jeder beherrscht das Handwerk.
Um die bisher teuren EAI-Investitionen zu rentabilisieren, werden in den kommenden Jahren die Supply-Chain-Prozesse beim Detailhandel auf die meisten Lieferanten ausgeweitet. Von diesem Roll-out sind rund 2'000 KMU betroffen. Die Rationalisierungen werden nun auch auf andere Prozesse ausgeweitet: Es geht hier um das „Fulfillment“, also um die Prozesse zur Auftragserfüllung (Forderungs- und Zahlungsprozess sowie die Logistikprozesse).
Elektronische Rechnung
Nachdem die Bestellprozesse eingeführt sind, ist der Markt reif für die elektronische Rechnung. Durchschnittlich können Unternehmen pro Rechnungseingang rund CHF 20.-/Rechnung einsparen während auf der Senderseite rund CHF 2.- bis 5./Rechnung eingespart werden kann. Das Parlament hat die Basis für die elektronische Rechnungsstellung gelegt. Damit wird die elektronische Rechnungsstellung von der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV für den Vorsteuerabzug akzeptiert und verlangt damit revisionskonforme Rechnungsstellungs-Prozesse. Unternehmen mit sehr hohem Rechnungsausstoss können eine eigene revisionskonforme Architektur aufbauen. Damit nicht jedes Unternehmen die teure Infrastruktur aufbauen muss, können die Rechnungen über integrierte Netzwerk resp. einen Service-Provider elektronischen abgewickelt werden (Outsourcing des Rechnungsstellungsprozesses mit MwSt.- und revisionskonformer Infrastruktur). Dieser Service-Provider kann die Anforderungen der ESTV zentral erfüllen und bietet meist ein akkreditiertes Verfahren an.
Es geht um die elektronische Rechnungsstellung und deren Bezahlung - kurz EBPP (Electronic Bill Presentment & Payment, elektronische Rechnungs-Präsentation & Zahlung). Der Zusammenhang zwischen EBPP und Supply-Chain soll im Nachfolgenden am Beispiel des PayNet-Netzwerks veranschaulicht werden. PayNet AG ist seit 2001 Lizenznehmer der Software mySAP Financials Biller Consolidator und damit Betreiber des PayNet-Netzwerkes in der Schweiz.
EBPP
Mit den EBPP-Prozessen können im B2B-Umfeld die Supply-Chain-Prozesse ergänzt und ohne Medienbrüche geschlossen werden. Der nahtlose übergang von der Bestellung über die Rechnungsstellung bis zur Zahlung bringt eine deutliche Erhöhung der Automatisierung und trägt zur Senkung der Prozesskosten bei. Das Sparpotential ist gross. Zahlreiche Lösungs-Anbieter möchten ihren Teil am EBPP-Kuchen abschneiden. EBPP ist jedoch mehr als nur die elektronische Rechnungsstellung oder Bezahlung von Rechnungen. Zu EBPP gehören u.a. auch unterstützende Funktionen wie etwa eine Storno-Funktion, Rechnungsrückweisung oder durchgängige einheitliche Referenzierungen bis zur Zahlungsavisierung. Oft stellen sich weitere Anforderungen wie zum Beispiel Mehrsprachigkeit, Mehrwährungsfähigkeit und internationale Präsenz.
Hand in Hand
Bestellungen, Lieferscheine, etc. werden wie bisher über EAI-Lösungen und/oder Service-Providers abgewickelt. Die Rechnungsstellung beginnt ebenfalls am Point of Creation (POC) und erfolgt meist über bestehende Infrastrukturen und Schnittstellen zu PayNet. Bei PayNet werden die Rechnungen digital signiert, archiviert und dem Kunden im gewünschten EDI-Format zugestellt (EDIFACT, XML/IDoc oder Flatfile). Auch der Kunde kann meist bestehende Schnittstellen nutzen. Den PayNet-Kunden werden regelmässig die archivierten Rechnungen revisionskonform ausgehändigt. Bereits bieten einige ERP-Integratoren eingebettete PayNet-Schnittstellen und Funktionen an.
Der Handel resp. Grosskunde profitiert vor allem durch die elektronische Anlieferung der Rechnungsdaten und kann die Rechnungen – sofern die Stamm- und Prozessdaten korrekt sind – automatisch bis zur Auszahlung abwickeln. Die Zahlungen werden schliesslich über die Hausbank via das PayNet-Netzwerk ausgelöst. Der Lieferant kann seinen Rechnungsstellungsprozess teilweise oder vollständig zu PayNet outsourcen. Hiermit wird nicht nur Papier und Porto gespart, sondern auch die oft aufwändigen Anfragen nach Rechnungskopien, etc. Des Weiteren können über das Netzwerk abgewickelte Zahlungen jederzeit den Rechnungen (offenen Posten) zugeordnet werden. Dies erspart meist mühsame interne Abklärungen und Recherchen. EBPP-Netzwerk-Betreiber können sich auf dem Markt durch added values positionieren. So können den beiden Geschäftspartnern zusätzliche Informationen und Funktionen zur Erhöhung der Automatisierung zur Verfügung gestellt werden (Kostenstellen-Informationen, etc.).
Die heutigen Rechnungsstellungsprozesse sind oft heterogen und die auf dem Markt angebotenen EBPP-Lösungen vielfältig. Bevor sich ein Unternehmen für eine elektronische Rechnungsabwicklung entscheidet, macht es Sinn, aktuelle und mögliche zukünftige Anforderungen zu kennen.