Kreditoren- und Debitorenprozesse im Fokus
Welche Bedeutung haben die Rechnungsprozesse in den Unternehmen? Der Rechnungsversand an Kunden steht unabhängig von der Branche des Unternehmens für eine der Kernkompetenzen im Geschäftsverkehr. Die Rechnungen der Lieferanten sind hingegen einzig und allein eine Frage der Effizienz, mit welcher diese im Unternehmen bearbeitet werden können. Eine Rechnung durchläuft in ihrem Zyklus mehrere Etappen, die einer kritischen Betrachtung unterzogen werden müssen.
auf Seite des Rechnungsstellers – Debitorenbuchhaltung
- Rechnungserstellung
- Rechnungsversand
- Beschwerdemanagement/ CRM Schnittstelle
- Zahlungsabgleich
- Mahnwesen
- Archivierung
Für den Rechnungssteller liegen die Vorteile der elektronisch erstellten und versandten Rechnung in der Einsparung von Druck- und Versandkosten und der schnellen Zustellung. Theoretisch verringert sich der Zeitraum bis zum Zahlungseingang um die verringerte Zustellungszeit.
auf Seite des Rechnungsempfängers – Kreditorenbuchhaltung
- Rechnungseingang
- Rechnungserfassung
- Rechnungsbearbeitung (Prüfung, Freigabe)
- Verbuchung
- Zahlungsabwicklung
- Archivierung
Für den Rechnungsempfänger liegt die Chance der elektronischen Rechnung in der Reduzierung arbeitsintensiver Bearbeitungsvorgänge und einer Prozessbeschleunigung innerhalb des Unternehmens.
Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Rechnungen nutzen für deren Bearbeitung effektive Scan-Lösungen, die den Aufwand manueller Erfassung erheblich reduzieren und in der Lage sind, sowohl Papier basierte als auch digitalisierte Rechnungen zu verarbeiten. Auch hier ist, wie bei der Integration anderer Daten aus Fremdsystemen, die entscheidende Schnittstelle eine Applikation zwischen Scann-Lösung und betriebseigener Software, um den Prozess der Rechnungserfassung/-bearbeitung zu automatisieren.
ERP-Systeme verfügen über alle Funktionen, für die effiziente Bearbeitung von Rechnungen und auch entsprechende Customizing Tools, um einen individuellen Workflow zu erstellen. Letzteres ist allerdings nicht so trivial wie es klingt. Hieraus ist ersichtlich, dass der Aufwand, einen Nutzen aus der elektronischen Rechnung zu erzielen, auf Seite des Rechnungsempfängers wesentlich höher ist als beim Rechnungssteller. Andererseits ist aber auch das Potenzial der Kosteneinsparung durch den arbeitsintensiven Prozess der Rechnungserfassung und -bearbeitung größer. Es ist deshalb nicht verwunderlich, dass es zunehmend Unternehmen mit einem hohen Rechnungseingang sind, die EBPP Projekte initiieren.
Kompetente Lösungspartner bieten die Automatisierung von Teilprozessen innerhalb oder außerhalb interner IT-Systeme
Zentralisierung der Rechnungsbearbeitung in Shared Service Centern oder im Outsourcing bei Service Providern
Das eigentliche EBPP-Problem liegt in der Gewinnung neuer Teilnehmer. Unabhängig davon ob ein Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger als EBPP-Initiator auftritt, die getätigte Investition amortisiert sich erst mit einer signifikanten Anzahl an Kunden, respektive Lieferanten. Unternehmen, die eine entsprechende Lösung planen, müssen sich bereits im Vorfeld einen strategischen Plan zur Teilnehmergewinnung und dessen praktikable Umsetzung erarbeiten.
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