Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in vernünftiger Koexistenz
Es ist offensichtlich, dass EBPP in Europa im Bereich B2B die höhere Nutzenserwartung hat. Das liegt vor allem darin begründet, dass verglichen mit den USA, der Zahlungsvorgang selbst, zumindest innerhalb der eigenen Ländergrenzen, unkritisch und schnell ist. D.h., hier liegt der Schwerpunkt eher darin, den Zeitraum von der Erstellung einer Rechnung bis zur Auslösung der Bezahlung dieser Rechnung zu verkürzen (Verringerung der DSO – Days Sales Outstanding) – oder die Kosten im Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung zu reduzieren.
Der elektronische Austausch von Rechnungen und anderen geschäftlichen Dokumenten zwischen Unternehmen reicht von der Aufbereitung der Daten für den elektronischen Versand im Idealfall bis zu Bearbeitung einer Rechnung bzw. Dokuments und dessen Archivierung ohne Medienbruch. Originär wäre der eigentliche EBPP-Prozess abgeschlossen, wenn die strukturierten Daten in den proprietären Systemen des Empfängers vorliegen. Für den Empfänger bietet dieser Status aber noch keinen wesentlichen Vorteil.
Das gilt gleichermaßen für elektronische als auch für gescannte, Papier basierte Dokumente. Die Daten müssen in jedem Fall für die betriebseigene Software aufbereitet werden. Der Focus für eine Automatisierung richtet sich deshalb auf die arbeitsintensive und fehleranfällige manuelle Bearbeitung von Rechnungsdaten. Für den Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung hat sich in den letzten Jahren, ähnlich wie für das Dokumentenmanagement und die Archivierung ein eigenständiger Markt entwickelt. Softwareentwickler für den Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung sehen sich für einen längeren Zeitraum mit dem Fakt konfrontiert, dass parallel zu den noch dominierenden Papierrechnungen, zunehmend elektronische Rechnungsdaten für die Kreditorenbuchhaltung und die Archivierung aufbereitet werden müssen.
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