Was ist EBPP?
CFO’s, kaufmännische Geschäftsführer und Leiter Rechnungswesen europäischer Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen widmen ihre Aufmerksamkeit der hochaktuellen Aufgabenstellung, die kaufmännischen Prozesse in ihren Unternehmen effizienter und somit wettbewerbsfähiger zu gestalten. Auch die Sorge um die Einhaltung von gesetzlichen und anderen zwingenden Richtlinien (z.B. SOX, GDPdU, GoBS), das Compliance Management, ist aus den Chef-Etagen nicht mehr weg zu denken.
Mit diesem Fokus geraten alle internen und externen Finanzprozesse auf den Prüfstand: von der Anbahnung eines Geschäfts über die kaufmännische Abwicklung bis zur Zahlung, eine gegebenenfalls erforderliche Klärung von Unstimmigkeiten eines Geschäftsvorgangs eingeschlossen. Die Analyse und Optimierung dieser so genannten Financial Supply Chain (FSC) ist zu einem wertorientierten Faktor der Unternehmensführung geworden, so die Erkenntnis - erste Ansätze zum integrierten Financial Supply Chain Management (FSCM) sind bereits identifiziert: die Optimierung der Rechnungsprozesse.
Analysen interner Verwaltungsprozesse – Antrieb zum Handeln
Während die Prozesskosten in den Fertigungsbereichen ständig einer kritischen Analyse unterzogen werden, gibt es nur wenige Unternehmen, die ihre Kosten für die Erstellung oder Bearbeitung einer Rechnung beziffern können. Untersuchungen haben gezeigt, dass je nach Komplexität, eine Rechnungserstellung mit Kosten zwischen 3€ bis 15€ zu Buche schlägt. Im Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung werden diese Beträge oft noch überschritten.
Wie funktioniert es? – Verschiedene Wege zum gleichen Ziel
Es existieren derzeit verschiedene Modelle zum Prozess des elektronischen Rechnungsversandes. Die nachfolgende Beschreibung gibt deshalb nur ein grobes Szenario einer idealtypischen Vorstellung.
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in vernünftiger Koexistenz
Es ist offensichtlich, dass EBPP in Europa im Bereich B2B die höhere Nutzenserwartung hat. Das liegt vor allem darin begründet, dass verglichen mit den USA, der Zahlungsvorgang selbst, zumindest innerhalb der eigenen Ländergrenzen, unkritisch und schnell ist. D.h., hier liegt der Schwerpunkt eher darin, den Zeitraum von der Erstellung einer Rechnung bis zur Auslösung der Bezahlung dieser Rechnung zu verkürzen (Verringerung der DSO – Days Sales Outstanding) – oder die Kosten im Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung zu reduzieren.
Kreditoren- und Debitorenprozesse im Fokus
Welche Bedeutung haben die Rechnungsprozesse in den Unternehmen? Der Rechnungsversand an Kunden steht unabhängig von der Branche des Unternehmens für eine der Kernkompetenzen im Geschäftsverkehr. Die Rechnungen der Lieferanten sind hingegen einzig und allein eine Frage der Effizienz, mit welcher diese im Unternehmen bearbeitet werden können. Eine Rechnung durchläuft in ihrem Zyklus mehrere Etappen, die einer kritischen Betrachtung unterzogen werden müssen.
B2C – Das Einfache, das schwer zu machen ist
Die elektronische Präsentation der Rechnung für Privatkunden ist momentan in Europa die Domäne der Telekommunikationsanbieter. Mit einem hohen Aufkommen an monatlichen Rechnungen ist das Potenzial zur Kosteneinsparung besonders hoch, wenn diese Rechnungen nicht mehr gedruckt, kuvertiert und postalisch versandt werden müssen.
Das Biller (Payer) Direct-Modell
Im Biller Direct Modell übermittelt der Rechnungssteller seine Rechnungen einer Vielzahl von Kunden auf den eigenen Internetseiten bzw. direkt in die Systeme des Geschäftskunden.
Das Consolidator Modell
Das Consolidator Modell steht für die netzwerkartige Abbildung des elektronischen Rechnungsverkehrs zwischen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern. Der Consolidator kann im EBPP-Prozess mehrere Aufgaben übernehmen.