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Das niedersächsische Traditionsunternehmen gehört zu den führenden Fachlieferanten von Heizungs- und Sanitärprodukten, Röhren sowie Rohrzubehör. Neben dem Hauptsitz in Sarstedt unterhält Wiedemann neun weitere Niederlassungen sowie sechs Abhollager und eine Tochtergesellschaft im polnischen Warschau. Das Standortnetz vergrößern weitere Mitglieder im Verbund: Die Wiedemann Industrie und Haustechnik GmbH, Burg, und ihre sechs Niederlassungen sowie das Großhandelsunternehmen Walter Wesemeyer GmbH mit insgesamt zwölf eigenen Standorten. In der gesamten Gruppe werden jährlich rund 350.000 Eingangsrechnungen bearbeitet.

Angesichts der zahlreichen Standorte und der damit verbundenen Anforderungen an Logistik und Lagerverwaltung innerhalb der Wiedemann-Gruppe war die reibungslose Einführung der neuen Lösung und die schnelle Aufdeckung der Vorteile wichtig, schließlich soll die Lösung später einmal in der gesamten Unternehmensgruppe zum Einsatz kommen. Es musste ein Prozess entwickelt werden, der den hohen Anforderungen von Wiedemann in der Rechnungsbearbeitung standhält. Umso wichtiger für die Wahl des Outsourcing-Anbieters waren Faktoren wie eine hohe Bearbeitungsqualität, eine schnelle Startmöglichkeit, aber auch ein ausgeprägtes Prozessverständnis.

„Die anerkannt guten Referenzen und die Möglichkeit, Papier- und elektronische Rechnungen über einen Dienstleister abzuwickeln, der zentralisiert alle Rechnungen empfängt und verarbeitet, haben den Ausschlag für SGH gegeben.“

Martin Wielitsch (Geschäftsführer)

Im vor über 36 Jahren gegründeten Holzring sind heute 46 Unternehmen als Gesellschafter organisiert. Die Verbundgruppe ist somit an 150 Standorten im deutschsprachigen Raum vertreten und beliefert rund 20 Prozent des Marktes. Als klassische Holzgroßhändler decken die Holzring-Gesellschafter im Handel mit Massivholz, Bauelementen, Holzwerkstoffen und Innenausbauprodukten sämtliche Facetten der Holzbranche ab. Der Außenumsatz der Gesellschafter beträgt rund 1,4 Mrd. Euro.

Bislang hatten vor allem die Lieferanten die erheblichen Nachteile des papierbasierten Rechnungsaustauschs gespürt. Rechnungen auf Papier, die in die Zentralregulierung eingereicht wurden, mussten in manuellen Einzelschritten gedruckt und aus dem übrigen Rechnungsverkehr ausgesondert werden. In regelmäßigen Sammellieferungen wurden die Dokumente dann gemeinsam auf dem traditionellen Postweg quer durch das Land geschickt und in die Zentralregulierung eingereicht. Hier mussten die Rechnungsdaten erfasst, auf steuerliche und buchhalterische Konformität geprüft und zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet werden. Die Lösung für den Holzring musste also die zahlreichen manuellen Tätigkeiten minimieren, die vielen Fehlerquellen beseitigen und das Handling der Rechnungen automatisieren.

„Es galt, einen erfahrenen Experten für Zentralregulierung mit zugleich innovativer Denkweise zu finden, der den gordischen Knoten der Zentralregulierung zerteilen kann. Wir wollten eine Lösung einführen, die sämtliche vorhandenen Schnittstellen überflüssig macht und dabei leicht und kostengünstig bei allen Lieferanten eingesetzt werden kann.“

Hans-Werner Röhrs (Kaufmännischer Leiter)