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GDPdU braucht mehr Öffentlichkeit
27.03.2003 (Computerwoche) Ein Artikel der Computerwoche "Fokus Mittelstand" widmet sich den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen“ (GDPdU), die seit einem Jahr in der Praxis bindend sind.
Beratungsunternehmen registrieren, dass sich die Mehrzahl der Unternehmen mit den ergebenden Anforderungen der GDPdU noch nicht auseinandergesetzt hat. Mit der zunehmenden Nutzung von Datenverarbeitungssoftware für betriebswirtschaftliche Zwecke werden auch steuerrelevante Vorgänge und Daten in DV-Systemen verarbeitet und gespeichert. Genau diese Daten sind es, auf welche die Finanzbehörde in Zukunft komfortablen Zugriff verlangt. Allerdings gibt es keine eindeutige Definition des Begriffes „steuerrelevante Daten“, was dem örtlichen Betriebsprüfer einen gewissen Interpretationsspielraum einräumt und die Aufgabe für die Unternehmen, diese Daten von anderen abzugrenzen, nicht einfacher macht.
Ziemlich genaue Vorstellungen haben die Finanzbehörden dagegen von der Beschaffenheit dieser steuerrelevanten Daten: maschineller Zugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten, deren Verknüpfungen, sowie Sortier- und Filterfunktionen.
Das ist noch am einfachsten zu realisieren, wenn die Daten in dem System geprüft werden können, in dem sie erzeugt wurden. Schwieriger wird es bei der Nutzung von Archivsystemen. Wie in der Computerwoche angeführt, können viele Softwarelösungen die Anforderungen der Finanzbehörden nicht erfüllen.
Mit einem Mehraufwand verbunden ist die Datenträgerüberlassung für das Finanzamt, d.h., die Bereitstellung der Daten auf CD ROM oder DVD. Hier sind zusammen mit den notwendigen Daten auch die Strukturinformationen, wie Dateistruktur, Felddefinition und Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form zu liefern, um sie für die Prüfsoftware des Finanzamtes lesbar zu machen. Zur Erleichterung dieser Aufgabe hat das Finanzamt einen Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung erarbeitet, eine Schnittstellenbeschreibung für die automatischen Datenübernahme aus den FiBu Anwendungen der Unternehmen.
Aber auch Daten, die in anderen Anwendungen des Unternehmens gespeichert werden (beispielsweise eMail, Kalkulationen) sind zur Prüfung bereit zu halten, sofern diese steuerrelevante Informationen beinhalten. Unter die Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen fallen allerdings nur Daten, die in strukturierter Form im DV-System der Unternehmen vorliegen. Eine Pflicht zur nachträglichen Digitalisierung von Dokumenten, die es originär nur in Papierform gab, besteht nicht.
Eine ständig aktualisierte Fragen- und Antwortliste zu den GDPdU findet man auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums als PDF-Datei . Letzter Stand der Aktualisierung ist der 06. März 2003. Für die Unternehmen wird es höchste Zeit, sich mit dieser komplexen und komplizierten Problematik auseinander zu setzen, um Sanktionen der Finanzbehörde zu vermeiden. Es ist nur ein schwacher Trost, dass auch die Finanzämter der Umsetzung dieser neuen Form der Betriebsprüfung mit gemischten Gefühlen entgegensehen.