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Elektronische Rechnungen mit Signatursiegel-Verfahren
19.11.2004 (cv) Der Kryptografiespezialist cv cryptovision GmbH und MediaSec Technologies, Spezialist für digitale Sicherheitslösungen, haben in Kooperation eine Lösung entwickelt, die die gesetzeskonforme Behandlung elektronischer Rechnungen auf Versender- wie auf Empfängerseite entscheidend erleichtert. Dabei berechtigen aufgrund des sogenannten Signatursiegel-Verfahrens sowohl die elektronisch signierte Rechnung als auch deren Ausdruck den Rechnungsempfänger zum Vorsteuer-Abzug. Die Sicherheit kryptografischer Verfahren wird erstmals auf den Datenträger Papier übertragen. Die neue Lösung schöpft die Einsparpotenziale der elektronischen Rechnungsstellung aus und steigert entscheidend die Akzeptanz elektronischer Rechnungen bei Kunden und Finanzbehörden.
Viele Empfänger elektronischer Rechnungen sind derzeit noch nicht in der Lage, diese Rechnungen weiterzuverarbeiten oder den gesetzlich vorgegebenen Archivierungspflichten nachzukommen. Dabei gilt eine elektronisch übermittelte Rechnung auch dann noch als elektronische Rechnung, wenn selbige auf einem Datenträger, z.B. Diskette oder auch Papier, abgespeichert wird. Sie wird von den Finanzbehörden nur dann anerkannt – und damit auch Vorsteuer-abzugsfähig – sofern diese neben den gesetzlichen Pflichtangaben mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung versehen ist. Der Empfänger solcher Rechnungen hat die Pflicht, diese Signatur zu prüfen und alle prüfungsrelevanten Daten über Jahre hinweg zu archivieren. Der Originalzustand des Dokumentes und die Identität des Ausstellers müssen jederzeit vom Finanzamt überprüfbar sein. Bislang war dies für den Empfänger mit einem nicht unerheblichen technischen und organisatorischen Aufwand verbunden, was die Akzeptanz elektronischer Rechnungen deutlich einschränkte. Die Lösung von cryptovision und MediaSec Technologies unterstützt nun den Rechnungsempfänger bei seinen Prüf- und Archivpflichten und lässt ihm die Wahlfreiheit zwischen einer elektronischen und einer papiergebundenen Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.
Im Kern basiert das sogenannte Signatursiegel-Verfahren auf der 2D-Barcode-Technologie. Es erlaubt die Abspeicherung bzw. den rechtsgültigen Ausdruck elektronisch signierter Rechnungsdokumente auf Papier, was den Rechnungsersteller seinerseits unabhängig von Technik und Ausstattung des Kunden macht. Das Signatursiegel übersteht Medienübergänge unbeschadet, daher lässt sich der Rechnungsausdruck bei Bedarf auch wieder in die elektronische Rechnungsdarstellung zurücktransformieren. Aus dem 2D-Barcode wird in diesem Fall die eingebettete elektronische Signatur extrahiert. Sämtliche Strukturinformationen bleiben erhalten, was den Rechnungsausdruck selbst maschinell auswertbar macht. Die 2D-Barcode-Technologie entlastet den Rechnungsempfänger durch Einschaltung eines Verifikationsdienstes, eines sogenannten Intermediärs, von den technischen Anforderungen, verschiedene Signaturformate der jeweiligen Geschäftspartner überprüfen zu müssen. Der Intermediär überprüft die elektronische Signatur und erstellt eine zusätzliche Seite, auf der das Verifikationsergebnis protokolliert wird. Zusammen mit den verwendeten kryptografischen Schlüsseln ergibt dies den 2D-Barcode, der mit der elektronisch signierten Rechnung dem Rechnungsempfänger übermittelt wird.