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NORDMILCH rationalisiert den Rechnungseingang
19.11.2004 (seeburger) Das Zeitalter der manuellen Erfassung von Rechnungen geht seinem Ende entgegen. Denn bereits ab einem täglichen Rechnungsaufkommen von 300 Belegen lohnt sich der personelle Aufwand für die manuelle Eingabe der Daten nicht mehr. Ab dieser Größenordnung beschleunigen und optimieren Lösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung die Abwicklung erheblich. Dieses Rationalisierungspotenzial hat NORDMILCH dazu bewogen, sich für die SEEBURGER-Lösung 4invoice auf Basis der freeform-Technologie zu entscheiden. Bereits in der Startphase hat das Unternehmen seinen personellen Aufwand damit um 28 Prozent verringert.
In der Buchhaltungsabteilung des Milchverarbeiters NORDMILCH gehen täglich 500 bis 600 Rechnungen ein. Diese werden über die 4invoice-Software erfasst und mit im Unternehmen vorhandenen Datenbanken abgeglichen. Durch diese Validierung können die Erkennungsraten deutlich erhöht werden. Fehlerfrei erkannte Belege übergibt 4invoice anschließend direkt an das eingesetzte SAP-System, während die restlichen an einem Korrekturarbeitsplatz nachbearbeitet werden.
Grundlage der SEEBURGER-Lösung ist die so genannte freeform-Technologie. Anders als bei template-basierten Systemen, bei denen für jeden Geschäftspartner ein eigenes Rechnungsformular angelegt werden muss, arbeitet die freeform-Technologie mit Schlüsselwörtern. Die Software sucht das Dokument dabei nach zentralen Begriffen wie beispielsweise „Rechnungsnummer“ ab und verarbeitet diese nach vordefinierten Regeln. „Die aktuellen Trefferquoten liegen über unseren Erwartungen“, freut sich Jens Witten, Projektleiter bei NORDMILCH. „Die freeform-Technologie hat uns schon nach kurzer Zeit überzeugt. Ein template-basiertes System wäre für uns auch wegen des großen Aufwands, der bei unseren 8.000 Lieferanten für die Erstellung der Templates angefallen wäre, nicht in Frage gekommen.“ Ein weiterer Vorteil von 4invoice liegt in der reibungslosen Integration in das SAP-System von NORDMILCH. Die Daten werden zudem automatisch archiviert und stehen dem SAP-System jederzeit zur Verfügung.
Für NORDMILCH hat sich die Entscheidung für SEEBURGER bereits bezahlt gemacht: „Die Bearbeitungszeit pro Beleg ist schon jetzt erheblich gesunken“, stellt Witten fest. „Gemäß unserer ROI-Berechnung wird sich die Investition innerhalb kürzester Zeit amortisieren. Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden.“