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Energie AG macht kurzen Prozess mit Eingangsrechnungen
03.08.2005 (computerwelt) Jeden Tag treffen Hunderte bis zig Tausende von Rechnungen unterschiedlicher Lieferanten in Unternehmen ein. Die Vielzahl hiervon auch im elektronischen Zeitalter nach wie vor in Papierform. Ob Zigarettenhersteller, Handelsunternehmen oder Energieversorger - In der Kreditorenbuchhaltung schlummert in allen Branchen ein erhebliches Einsparpotenzial. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist sehr zeit- und kostenaufwändig. Der Medienbruch zwischen den Papierbelegen und der Weiterverarbeitung der elektronischen Daten im ERP-System macht die Prozesse im Rechnungswesen langsam und umständlich.
Einen durchgängig digitalen Prozess vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung in SAP realisiert derzeit die Energie AG. Mit dem Start des Projektes EVER (Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen) automatisiert der Infrastrukturkonzern den Prozess der Rechnungsbearbeitung. Eine vereinfachte Kreditoren-Buchhaltung sowie die Optimierung der fachübergreifenden Geschäftsprozesse, so lauteten die Anforderungen, bevor man sich für die Lösung von SER Solutions entschied. „Mit SER InvoiceMaster wird eine Beschleunigung der Erfassung von Eingangsrechnungen im SAP“ erzielt“, freut sich Othmar Strasser, Projektmitarbeiter aus dem Rechnungswesen der Energie AG Oberösterreich und fügt hinzu: „Mitarbeiter, die bis dato die Belege manuell erfassen mussten, erfahren dadurch eine enorme Entlastung.“ Jährlich können 60.000 Eingangsrechnungen von 2000! unterschiedlichen Lieferanten mit deutlich reduziertem Zeit- und Geldaufwand bearbeitet werden. Die Investition soll sich bereits nach 1,5 Jahren amortisieren.
Um die Rechnungsbearbeitung in SAP R/3 optimal vorzubereiten, automatisiert die Energie AG die Belegerfassung mit dem selbstlernenden SER InvoiceMaster. Anstatt die Eingangsrechnungen wie bisher erst nach ihrer Prüfung in SAP zu erfassen, werden sie größtenteils heute direkt nach dem Eingang eingescannt und zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Belege werden vom System nach Lieferanten klassifiziert. Mittels eines vortrainierten Systems und dem Zugriff auf den Lieferantenstamm wird der Rechnungssteller bereits zu Beginn automatisch erkannt und eine Reihe von Kopfdaten ausgelesen. Durch den Selbstlernmechanismus können neue Lieferanten während der Verarbeitung schnell von autorisierten Sachbearbeitern der Energie AG hinzugefügt werden. Anschließend werden die buchungsrelevanten Kopfdaten automatisch aus den Belegen ausgelesen und an SAP R/3 übergeben.
In einem Folgeprojekt soll ein konzernweiter Roll-Out der Scan-Lösung DOXiS Capture stattfinden. Neben dem zentralen Scanning in der Linzer Zentrale plant man, zukünftig auch die über 30 Außenstellen der Energie AG mit einem Scan-Client auszustatten. Auch eine Anbindung der Konzerntöchter, wie z.B. in Tschechien wird angedacht.
Mit der Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung gibt sich die Energie AG aber noch nicht zufrieden. Potenzial für die Zukunft sieht man mittelfristig auch in der Automatisierung des gesamten Posteingangs.