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Einsatz elektronischer Rechnungen bei M-net bringt erhebliche Vorteile
19.12.2006 (secardeo) Als Unternehmen für zukunftssichere Kommunikationstechnologien betreibt die M–net Telekommunikations-GmbH ein modernes Hochgeschwindigkeitsnetz in den Ballungsgebieten München, Nürnberg und Augsburg, sowie in weiteren 40 Städten und 100 Gemeinden im regionalen Versorgungsgebiet Bayern. Der 1996 gegründete Kommunikationsdienstleister mit Unternehmenssitz in München bietet seinen Kunden ein umfassendes Produktportfolio von Telefondienstleistungen, über breitbandige Internetdienste, sowie Standortvernetzungen.
Das expandierende Unternehmen beschäftigt mittlerweile 400 Mitarbeiter, welche sich um die Belange der 16,000 Geschäftskunden und weiterer 125,000 Privatkunden im M-net Versorgungsgebiet kümmern. M-net steht damit aber auch vor der Herausforderung Prozesse zu optimieren, wobei die Erstellung der Rechnungen in Papierform ein beachtlicher Kostenfaktor ist.
Kosteneinsparungen sind hier für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger durch die elektronische Rechnung mittels so genannter Massensignaturlösungen möglich. Voraussetzungen für die rechtliche Anerkennung, inklusive Vorsteuerabzugs- berechtigung, eines solchen Dokuments sind eine Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts. Dies kann in Deutschland gemäß Umsatzsteuergesetz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Signaturgesetz (SigG) realisiert werden. Dabei wird dem Rechnungssteller ermöglicht im automatisierten Massenverfahren zu signieren.
Somit bietet sich für eine ansteigende Zahl von Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen die Integration von geeigneten Lösungen für massenhaft signierte Dokumente, vorzugsweise in einem Format mit eingebetteter Signatur wie PDF, an.
Der Telekommunikationsdienstleister entschloss sich daher für Online PDF-Rechnungen als effizientere Lösung. Durch die damit verbundenen Kostenersparnisse sollte gleichzeitig die Attraktivität der Produkte gesteigert werden.
Mit diesem Hintergrund wurde bei M-net nun nach einer geeigneten Unternehmenssoftware gesucht. Insbesondere galt zu berücksichtigen, dass die Preisspannen der Anbieter stark variieren, teilweise gibt es eine Berechnung pro Signatur. Man entschied sich für die Secardeo GmbH, da diese hochwertige Lösungen zu wettbewerbsfähigen Preisen anbietet. Dabei ermöglicht Secardeo Unternehmen, elektronische Geschäftsprozesse auf sichere und vertrauenswürdige Art und Weise effizient abzuwickeln und stellt somit den optimalen Partner von M-net dar.
Seit November 2005 werden Rechnungen bei M-net mit einer sichtbaren Signatur digital mit dem Secardeo PDF-Gate Signer signiert und seit kurzem wird auch ein mit dem Secardeo PDF-Gate Verifier erzeugter Prüfbericht bereitgestellt. Die Online Rechnungen sind bereits fester Bestandteil des neuen Maxi Komplett Produkts. Insgesamt wächst der Anteil der Online Rechnungen bei M-net stark an. Bei den neueren Produkten beträgt er mittlerweile ca. 75%. Der innovative Service ist sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden freigegeben. Durch die weite Verbreitung des PDF Formats ist eine manuelle Signaturprüfung auch für Einzelunternehmer und Privatpersonen möglich, es muss keine zusätzliche kostenpflichtige Software zur Nutzung angeschafft werden.
Mit der Entscheidung für die Produkte von Secardeo sicherte sich M-net sowohl interne als auch externe Vorteile.
Für M-net sind folgende Vorteile entstanden:
- Der PDF-Gate Signer und der PDF-Gate Verifier von Secardeo sind kostengünstig in der Anschaffung und im Betrieb.
- Die im Vergleich zur Papierrechnung eingesparten Kosten können direkt an den Kunden weitergegeben werden, die Attraktivität der Produkte wird deutlich gesteigert.
- PDF-Gate Signer und PDF-Gate Verifier sind einfach in den Prozess der Rechnungserstellung integrierbar. Nach Erstellung des Dokuments wird einfach ein weiterer Schritt zur Signierung und Verifikation angeschlossen.
- Das Ergebnis der Software kann problemlos archiviert werden.
- Beim Outsourcen des Signaturprozesses entstünden laufende Kosten, die abhängig vom Volumen der signierten Dokumente beträchtlich sein können.
Für die Kunden ist dabei relevant:
- Die Rechnungen sind digital signiert und sind somit vom Finanzamt für den Vorsteuerabzug anerkannt.
- Prüfprotokolle werden zusammen mit den Rechnungen von M-net zum Download angeboten; diese kann der Kunde dann beim Finanzamt einreichen.
- Mit dem PDF-Gate Signer signierte Rechnungen gewährleisten dem Kunden mehr Sicherheit, eine nachträgliche Änderung am Dokument kann zweifelsfrei festgestellt werden.
- Die Signatur ist von jedem Kunden leicht, beispielsweise mit Adobe® Reader®, zu verifizieren. Zusätzlich dient das bereitgestellte Prüfprotokoll zum späteren Nachweis der erfolgten Signaturprüfung.