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Unternehmen lassen Chancen der elektronischen Rechnung ungenutzt
31.01.2007 (itella) Eine Studie des Document & Information Logistics-Dienstleisters Itella zeigt einen deutlichen Nachhol- und Informationsbedarf deutscher Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung: Lediglich 35 Prozent der Unternehmen geben an, Rechnungen elektronisch zu versenden. 64 Prozent dieser Unternehmen nutzen dabei mit Electronic Data Interchange (EDI) einen bewährten, aber relativ unflexiblen Standard zur Datenübertragung, der bei der Anbindung zusätzlicher Kunden aus Aufwandsgründen zumeist nicht sinnvoll einsetzbar ist. Über die Hälfte der Versender elektronischer Rechnungen konnten somit laut ihrer Aussage noch nicht einmal ein Viertel ihrer Ausgangsrechnungen auf die elektronische Übermittlung umstellen. Die Marktumfrage in Deutschland führte tns infratest für Itella zum Thema elektronische Rechnungsverarbeitung und elektronische Signatur durch.
Etwa zwei Drittel der Befragten (65 Prozent) versenden noch gar keine elektronischen Rechnungen und 80 Prozent von diesen planen dies auch in Zukunft nicht. Diese Ergebnisse lassen sich mit der mangelnden Kenntnis über die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands begründen: Nur 44 Prozent der Unternehmen kennen die Vorteile und Einsparpotenziale, die sich durch die digitale Abwicklung ergeben. Dabei geht es angesichts des hohen Rechnungsaufkommens vieler Firmen um sehr viel Geld: Jedes fünfte Unternehmen in Deutschland bearbeitet jährlich mehr als 100.000 Ausgangrechnungen und über die Hälfte der Befragten erhält mehr als 10.000 Rechnungen pro Jahr. Aber nur zwei Prozent der Unternehmen erhalten mehr als die Hälfte ihrer Eingangsrechnungen elektronisch. Dies überrascht insbesondere vor dem Hintergrund, dass bei der Einführung elektronischer Rechnungen sogar angesichts der hohen Einsparungspotenziale im Portobereich auf Versenderseite das Hauptpotenzial zur Prozesskosteneinsparung auf der Empfängerseite liegt.
Auch zur automatischen Bearbeitung von Rechnungen gibt es viel Informationsbedarf: Nur 29 Prozent der Befragten kennen sich mit Systemen zur Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen aus und nur 26 Prozent nutzen bereits ein solches Verarbeitungssystem. Gleichzeitig ist bei 69 Prozent der Unternehmen ohne Verarbeitungssystem auch in Zukunft keine Einführung geplant. Dabei führt die elektronische Rechnungslegung zu Vorteilen auf beiden Seiten: Rechnungen kommen schneller und zuverlässiger an; der Empfänger kann die Daten direkt digital weiterverarbeiten und dabei Mahngebühren vermeiden und Skonto-Vorteile nutzen.
Die Umfrage zeigt auch, dass mehr als mehr als zwei Drittel der Befragten ungenügend über die qualifizierte elektronische Signatur informiert ist, lediglich acht Prozent haben sehr gute oder ausgezeichnete Kenntnisse. Ingesamt nutzen nur 26 Prozent der Unternehmen die digitale Signatur beim Versand ihrer elektronischen Rechnungen. Nur neun Prozent gaben an, dass ihre Kunden explizit Rechnungen mit e-Signatur anfordern.
„Viele Unternehmen haben noch Bedenken, was die Rechtssicherheit digitaler Signaturen anbelangt“, erklärt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. Die qualifizierte elektronische Signatur ist aber bereits rechtssicher der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
„Die Verwendung elektronischer Rechnungen wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verbreiten“, betont Schlotmann. „Vielfältige Vorteile liegen auf der Hand, allen voran: Sparen Sie sich die Briefmarke! Haupthindernis ist unserer Meinung nach die n:m-Problematik: Neue Kommunikationsmethoden setzen sich erst dann in der Nutzung durch, wenn sie weitflächig und standardisiert auf der Empfänger- und Senderseite zur Verfügung stehen - das war bei Fax und E-Mail nicht anders.“
In diesem Fall kann aber ein Dienstleister wie Itella diese Einführungshürde überwindbar machen, denn nur auf diesem Weg muss weder der Sender noch der Empfänger irgendein technisches Hindernis nehmen. Die Anbindung erfolgt auf beiden Seiten über den Itella Exchange for Document and Information Logistics. Hierüber stehen alle Inputs und Outputs inklusive der physikalischen Prozesse wie Scanning und Print bereit. So müssen Firmen keine großen Projekte zur elektronischen Rechnungslegung anstoßen, sondern können das Ganze einfach als Service buchen.