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WMD realisiert für Carl Kühne automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP
11.10.2007 (wmd) Die Carl Kühne KG, einer der größten Senf- und Essig- und Sauerkonservenproduzenten Europas, hat unternehmensweit eine automatisierte Lösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP eingeführt. Mit der Umsetzung des Projektes wurde die WMD (Workflow Management & Document Consulting) aus Ahrensburg beauftragt. Die Integration der Informations-erfassungslösung Kofax Ascent Xtrata Pro sorgt dabei für eine effiziente digitale Klassifikation und Extraktion der auszulesenden Dokumente. Die revisionssichere Archivierung aller Daten übernimmt der Dokumenten- und Archivserver EASY ENTERPRISE. Die vollautomatisierte, integrierte DMS-Lösung läuft seit Juli 2007 im Produktivbetrieb und wird von rund 150 Anwendern unternehmensweit genutzt.
Pro Jahr erhält die Carl Kühne KG über 60.000 meist mehrseitige Eingangsrechnungen von ca. 3.500 Lieferanten. Diese Rechnungsdokumente werden in der Hamburger Zentrale für einen Mandanten und zwei Buchungskreise erfasst, an vier Standorte weitergereicht, geprüft und verbucht. In der Vergangenheit ein manueller Prozess - zeit und arbeitsintensiv.
Ziel der Carl Kühne KG war es daher, diesen Arbeitsprozess zu beschleunigen und deutlich zu vereinfachen. Mit Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung sollte außerdem die Anbindung der Lösung an das vorhandene SAP-System sowie an das bereits bei Kühne eingesetzte Archivsystem EASY ENTERPRISE erfolgen.
Frank M. Schnepel, Projektverantwortlicher und Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei Kühne: "Über die Funktionalitäten und den Nutzen der geplanten Lösung konnten wir uns vor Ort bei Referenzkunden der WMD, die bereits erfolgreich automatisiert ihre Rechnungen verarbeiten, überzeugen. Das gab für uns den Ausschlag bei der Entscheidungsfindung."
In der WMD-Gesamtlösung werden jetzt alle eingehenden Rechnungen zunächst an einem zentralen Scan-Arbeitsplatz erfasst. Die Daten der FI- und MM-Rechnungen werden anschließend mittels der Informationserfassungslösung Ascent Xtrata Pro klassifiziert und extrahiert. Dabei erfolgt auch eine Auslesung und Prüfung der gesetzlich erforderlichen Rechnungsdaten, wie z.B. UID, Steuernummer, Datum, MwSt-Satz etc. Im Anschluss daran werden mit Hilfe der WMD Schnittstelle FlexPost die ausgelesenen Daten an das zentrale SAP-System übergeben. Die erzeugten Images werden dabei parallel in das Archivsystem EASY ENTERPRISE übertragen. Aus den Rechnungsbelegdaten werden in SAP vorerfasste Belege erzeugt, die mittels eines standardisierten SAP-Business Workflows digital weiterbearbeitet werden.
Dieser Workflow stellt sicher, dass die Buchhaltung jetzt jederzeit sicher weiß, wer welche Eingangsrechnung bearbeitet, wo sich die Rechnungen in Umlauf befinden und wann die Skontofristen gefährdet sind. Trotz der in ganz Deutschland verteilten Standorte, die in den Prüfungs- und Freigabezyklus eingebunden sind, können sich nun die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen auf weniger als einen Tag verkürzen.
Bei Kühne nutzen unternehmensweit derzeit 150 Anwender den Workflow zur sachlichen Rechnungsprüfung, welche für SAP-User im SAP GUI, für alle anderen über ein Web-Front-End sichergestellt wird. Die Freigabe der Rechnungen erfolgt anhand der Kostenstellen und Kostenstellengruppen. Für sonstige Buchungen erfolgt die Freigabe auf Sachkontenebene.
Als Folgeprojekt plant das Hamburger Familienunternehmen die Einführung einer digitalen Avisbearbeitung.